仕事効率化のためのコピー技3選
皆さんはお仕事でExcelを使われることはありますか？
入力くらいなら…という段階でも、「コピー」「貼り付け」の機能はよく使われるのではないでしょうか？
いつもと同じ作業でも、作業効率に圧倒的な差のある「便利ワザ」ご存知でしょうか？
覚えておいて、使っておいて損はありません！難しい操作はありません。業務効率化できる「コピー」「貼り付け」を早速みてみましょう。
基本のコピー
- メニューコマンド
メニューコマンドから「コピー」→「貼り付け」が基本です。
コピーしたいセルや範囲を選択したら、ホームタブから「コピー」を選択、貼り付けたい先を選択してから「貼り付け」をクリックします。
- ショートカットキー
メニューコマンドの操作は、キーボードのショートカットキーでも可能です。
コピーしたいセルや範囲を選択したら、「Ctrl」キーを押しながら「C」を押し、貼り付けたい先を選択してから「Ctrl」キーを押しながら「V」を押します。
- ちょっとした小技
書式のコピーが不要で数値のみコピーしたい場合は、「値のみ貼り付け」を選択します。数値だけ計算したい場合などに便利ですね。
列幅もコピーしたい場合は、メニューコマンドから「元の列幅を保持」で貼り付けるか、通常コマンドや「Ctrl+V」で貼り付けた後「Ctrl」キーを押してから「W」を押します。（「Ctrl」押しながら「W」でなく、【押してから「W」】）
隣に同じ表を作ろうとして、もう一度列幅を1つずつ調整するのは大変ですよね？
そんな時は、貼り付けた後に Ctrl → W またはコマンドから「元の列幅を保持」で貼り付けてみてください。ちょっとした差でかなり業務効率が上がりますよ。
オートフィル
「オートフィル」は連続したデータをコピーするのにとても便利です。
コピー元となるセルを選択し、右下にカーソルを合わせ、黒い十字の「フィルハンドル」をドラッグします。
- オートフィルの例
図のようなオートフィルはどのようにコピーされるでしょう？
- 月
- 1月
- January
- 1月1日
- 第1四半期
- 子
連続したデータとして認識されているものは、その続きを自動的に入力してくれます。
月 → 火水木金土日…
「月曜日」とすると、ちゃんと「火曜日、水曜日…」と入力されます。
1月 → 2月、3月、4月…12月、1月
続きから入力してくれます。また暦だと認識しているので、「12月」の次は「13月」にならず、きちんと「1月」と表示されます。
January → February、March、April、May、June…December
入力のスペルミスもなくなって嬉しい機能ですね。
1月1日 → 1月2日、1月3日、1月4日…1月31日、2月1日
連続した日付データとして入力されます。もちろん月末までいったら、翌月の1日を入力してくれますよ。
第1四半期 → 第2四半期、第3四半期、第4四半期…第1四半期
3か月ごとを指す「四半期」は、1年に4期しかないので、「第4四半期」まで進んだら次は「第1四半期」に戻ってくれます。
子 → 子、丑、寅、卯、辰、巳…亥
「子ども」の「子」ではなく、十二支の「子（ね）」と認識してくれるので、続きの十二支を入力してくれます。
ちなみに「十干（じっかん）」（甲乙丙…）もきちんと続きを入力してくれます。気になる方は「甲」と入力して続きを確認してみてくださいね。
- オートフィルのカスタマイズ
Excelに登録されていない連続したデータも、カスタマイズして利用することができます。社員名簿や支店・部署名など、元々のExcelには登録されていないけれども、自分はよく使うというデータがあれば、事前に登録しておけばオートフィルで入力を完了させることができますね。
- 「ファイル」タブ >（その他）> 「オプション」> 「詳細設定」>「全般」 > 「ユーザー設定リストの編集」をクリック
- 「新しいリスト」を選択し、右側の「リストの項目」に登録したいデータを1行に1件入力
- 「追加」ボタンをクリックすると、最初の画面に戻るの「OK」ボタンをクリックして登録完了です。
登録した連続データの値を入力してオートフィルを試してみてくださいね。
フラッシュフィル（Excel 2013 以降のバージョンのみ）
入力済みのデータから法則性を見つけ出し、Excelが自動的に処理してくれます。
「フラッシュフィル」は常に万能・正確に処理できる！というわけではありませんが、複数の関数を組み合わせて記述するよりも圧倒的に速く、意図した処理を実現できる可能性があります。
例
下図のように「氏名」欄に「姓」と「名」が1文字空けて入力されている場合、「姓」と「名」をそれぞれ隣のセルに入力した状態で、「データ」>「フラッシュフィル」または、コピーするセルにカーソルを置いた状態で「Ctrl」＋「E」キーを押すと、「スペースの前後で分ける」というルールをもとに、「法則に基づいてコピー」することができます。
もちろん関数を使って分割することもできるのですが、フラッシュフィルを使った方が速い場面も多いため、覚えておいて損はないですね！
Excelの［データ］タブから［フラッシュフィル］をクリックするだけで実行できますが、ショートカットキーの「Ctrl」＋「E」で実行する方が速く処理ができますね。
一つひとつの操作は、そんなに時間がかからないように思えますが、作業を効率化して積み上げていくと、かなり効率がアップします。
Excelや上記の作業でなくても、自身の業務を見直して、効率化できるところはないか、常に役立つ情報にアンテナを張って、お仕事にのぞみましょう！
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